Personvernerklæring for Docuflyt

Versjon 3.0 Sist oppdatert: [DATO]

Denne personvernerklæringen forklarer hvordan Balder Technology AS ("Docuflyt", "vi", "oss") behandler personopplysninger.

Erklæringen gjelder for:

• besøkende på våre nettsider
• brukere av Docuflyt
• personer som mottar signeringsforespørsler
• kunder og kontaktpersoner hos våre kunder

Vi behandler personopplysninger i samsvar med:

• Personvernforordningen (GDPR)
• Personopplysningsloven
• Annen relevant norsk lovgivning

1. Behandlingsansvarlig

Balder Technology AS

Org.nr: [ORGNR]

Adresse: [ADRESSE]

E-post: personvern@docuflyt.no

For spørsmål om personvern kan du kontakte oss på adressene oppgitt nederst i dokumentet.

2. Våre roller

Avhengig av situasjonen kan Docuflyt være:

• behandlingsansvarlig
• databehandler

Når Docuflyt er behandlingsansvarlig

Vi er behandlingsansvarlig når vi behandler opplysninger for våre egne formål.

Dette inkluderer blant annet:

• brukerkontoer
• autentisering
• support
• fakturering
• sikkerhetslogger
• misbruksforebygging
• drift og sikkerhet
• juridiske forpliktelser

Når Docuflyt er databehandler

Når kunder bruker Docuflyt til å:

• laste opp dokumenter
• sende dokumenter
• gjennomføre signeringer

er kunden normalt behandlingsansvarlig.

I disse tilfellene er Docuflyt databehandler.

Dersom du mottar en signeringsforespørsel bør du normalt kontakte avsenderen dersom du har spørsmål om behandlingen av personopplysninger knyttet til dokumentet.

3. Hvilke personopplysninger behandler vi?

Vi kan behandle følgende typer personopplysninger.

Kontoopplysninger

• navn
• e-postadresse
• passordrelatert informasjon
• organisasjon
• rolle

Autentiseringsopplysninger

Ved innlogging kan vi behandle:

• bruker-ID
• innloggingshendelser
• sikkerhetslogger
• autentiseringstoken

Ved bruk av Google OAuth mottar vi kun opplysninger som er nødvendige for autentisering og kontoadministrasjon.

Signeringsopplysninger

• navn
• e-postadresse
• signeringsstatus
• signeringstidspunkt
• dokumentreferanser
• revisjonsspor

Dokumentrelaterte opplysninger

Dokumenter som lastes opp til Docuflyt kan inneholde personopplysninger.

Innholdet bestemmes av kunden.

Docuflyt gjennomgår normalt ikke dokumentinnhold med mindre dette er nødvendig for:

• support
• feilsøking
• sikkerhet
• lovpålagte forpliktelser

Tekniske opplysninger

Vi kan behandle:

• IP-adresse
• nettlesertype
• operativsystem
• brukeragent
• tidsstempler
• enhetsinformasjon
• sikkerhetslogger

4. Hvorfor behandler vi opplysninger?

Levering av tjenesten

Formål:

• opprette konto
• administrere konto
• autentisere brukere
• lagre dokumenter
• gjennomføre signeringer

Behandlingsgrunnlag:

GDPR artikkel 6(1)(b)

Informasjonssikkerhet

Formål:

• beskytte kontoer
• forebygge misbruk
• oppdage sikkerhetshendelser
• beskytte plattformen

Behandlingsgrunnlag:

GDPR artikkel 6(1)(f)

Kundestøtte

Formål:

• besvare henvendelser
• feilsøke problemer
• bistå brukere

Behandlingsgrunnlag:

GDPR artikkel 6(1)(b) og 6(1)(f)

Juridiske forpliktelser

Formål:

• bokføring
• revisjon
• myndighetskrav
• tvisteløsning

Behandlingsgrunnlag:

GDPR artikkel 6(1)(c)

Produktforbedring

Formål:

• stabilitet
• sikkerhet
• ytelsesforbedringer

Behandlingsgrunnlag:

GDPR artikkel 6(1)(f)

Personopplysninger brukes ikke til automatiserte beslutninger med rettsvirkning.

5. Elektroniske signaturer

Docuflyt tilbyr per publiseringsdato:

Enkel Elektronisk Signatur (SES)

Ved signering kan vi registrere:

• utsendelsestidspunkt
• åpningstidspunkt
• signeringstidspunkt
• tekniske metadata
• revisjonsspor
• dokumentreferanser

Formålet er å dokumentere signeringsprosessen og beskytte dokumentintegriteten.

Docuflyt bruker ikke signaturdata til biometrisk identifikasjon.

6. Hvem deler vi opplysninger med?

Vi deler personopplysninger med underleverandører som er nødvendige for å levere tjenesten.

Eksempler inkluderer:

• hostingleverandører
• databaseleverandører
• e-postleverandører
• autentiseringsleverandører

Oppdatert oversikt finnes i vår Sub-Processor List.

Alle underleverandører er underlagt kontraktsmessige personvernforpliktelser.

7. Internasjonale overføringer

Personopplysninger behandles primært innen EU/EØS.

Noen leverandører kan være globale selskaper som benytter infrastruktur utenfor EU/EØS.

Når dette skjer benytter vi lovlige overføringsmekanismer som:

• Standard Contractual Clauses (SCC)
• EU-US Data Privacy Framework
• Adekvansbeslutninger

Der det er nødvendig gjennomfører vi risikovurderinger av slike overføringer.

8. Hvor lagres data?

Per publiseringsdato benytter Docuflyt blant annet:

• Neon PostgreSQL (Frankfurt)
• Vercel Blob Storage (EU)
• Vercel Hosting
• Resend
• Google OAuth

Infrastruktur kan endres over tid dersom sikkerhetsnivået opprettholdes eller forbedres.

9. Lagringstid

Personopplysninger lagres ikke lenger enn nødvendig.

Typiske oppbevaringsperioder:

Detaljer fremgår av vår Retention & Data Deletion Policy.

10. Dine rettigheter

Du kan ha rett til:

• innsyn
• korrigering
• sletting
• begrensning
• dataportabilitet
• innsigelse
• å trekke tilbake samtykke

Dersom Docuflyt opptrer som databehandler må enkelte forespørsler håndteres av kunden som er behandlingsansvarlig.

11. Sikkerhet

Docuflyt benytter tekniske og organisatoriske sikkerhetstiltak som er utformet for å beskytte personopplysninger.

Tiltak inkluderer blant annet:

• kryptert kommunikasjon
• autentisering
• tilgangsstyring
• logging
• backup
• overvåking
• hendelseshåndtering

Ingen systemer kan garantere absolutt sikkerhet, men vi arbeider kontinuerlig for å redusere risiko.

12. Cookies

Docuflyt benytter nødvendige cookies og lignende teknologier for:

• autentisering
• sikkerhet
• sesjonshåndtering

Ytterligere informasjon finnes i vår Cookie Policy.

13. Klager

Dersom du mener vår behandling bryter personvernlovgivningen kan du kontakte oss.

Du har også rett til å klage til:

Datatilsynet

https://www.datatilsynet.no

14. Endringer

Vi kan oppdatere denne erklæringen ved behov.

Vesentlige endringer varsles gjennom tjenesten eller via e-post.

Ny versjon publiseres alltid på vår nettside.

15. Kontakt

Personvern: personvern@docuflyt.no Juridiske spørsmål: legal@docuflyt.no Sikkerhet: security@docuflyt.no Support: support@docuflyt.no